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Datenschutz

1. Verantwortlicher

Dimnik AI Solutions e.U.
Reissenbachweg 26
2860 Kirchschlag in der Buckligen Welt
Österreich
E-Mail: office@dimnik-ai.com​​

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2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) sowie den anwendbaren nationalen Datenschutzbestimmungen.

 

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung von Anfragen oder zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist.

 

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Kontakt‑ und Anfrageformulare (Wix)

Auf unserer Website werden personenbezogene Daten über Formulare erhoben, die über die Plattform Wix betrieben werden.

 

Verarbeitete Datenkategorien:

  • Vorname

  • Nachname

  • E‑Mail‑Adresse

  • Telefonnummer

  • Unternehmen (optional)

  • Position (optional)

  • Freitextnachricht

 

Zweck der Verarbeitung:

  • Bearbeitung von Anfragen

  • Kontaktaufnahme

  • Vertragsanbahnung

 

4. KI‑Telefonassistenz (Fonio)

4.1 Partnerschaft & Direktvertrag

 

Der Verantwortliche ist zertifizierter Partner der Fonio GmbH (Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich). Im Rahmen dieser Partnerschaft bietet der Verantwortliche Setup‑, Konfigurations‑ und Beratungsleistungen für die Fonio KI‑Telefonassistenz an.

 

Wichtig: Der Kunde schließt einen eigenständigen Vertrag direkt mit der Fonio GmbH ab. Die Anmeldung erfolgt über den Partner‑Code des Verantwortlichen.

 

4.2 Verantwortlichkeit für Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Rahmen der KI‑Telefonie:

Fonio GmbH, Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich

E‑Mail: info@fonio.ai

Datenschutzerklärung: https://www.fonio.ai/datenschutz

AGBs (inkl. AVV): https://www.fonio.ai/agb

 

Rolle von Dimnik AI Solutions:

Der Verantwortliche (Dimnik AI Solutions) ist NICHT Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO für die Fonio‑Telefonie. Der Verantwortliche erbringt ausschließlich Setup‑, Konfigurations‑ und Beratungsleistungen.

 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Anrufer (Audio, Transkripte, Kontaktdaten) erfolgt ausschließlich durch Fonio und deren Sub‑Auftragsverarbeiter.

 

4.3 Datenverarbeitung durch Fonio

Wenn ein Anrufer die Fonio‑Nummer des Kunden kontaktiert, erfolgt die Datenverarbeitung gemäß der Fonio Datenschutzerklärung. Dies umfasst:

 

Verarbeitete Daten:

  • Audio‑Sprach‑Daten und damit verbunden sprachlich übermittelte personenbezogene Daten

  • Metadaten (Telefonnummer, Anrufdauer, Zeitpunkt)

  • Kontaktdaten (falls im Gespräch übermittelt)

  • Transkripte der Gespräche

  • Daten im Zusammenhang mit der Servicequalität

 

Zweck der Verarbeitung:

  • Bereitstellung der KI‑Telefonassistenz

  • Terminvereinbarung (via Cal.com)

  • Lead‑Qualifizierung

  • Transkript‑Erstellung

  • Qualitätssicherung & Service‑Verbesserung

 

Rechtsgrundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

 

4.4 Sub‑Auftragsverarbeiter von Fonio

Fonio nutzt folgende Sub‑Auftragsverarbeiter (siehe Fonio AGBs, Anhang 1):

  • OpenAI LLC (USA) – KI‑Sprachverarbeitung; Rechtsgrundlage: Data Privacy Framework

  • ElevenLabs Inc. (USA) – Text‑to‑Speech; Rechtsgrundlage: Data Privacy Framework + SCC

  • Deepgram Inc. (USA) – Speech‑to‑Text; Rechtsgrundlage: Data Privacy Framework + SCC

  • LiveKit Inc. (USA) – Echtzeit‑Audio‑Streaming; Rechtsgrundlage: Data Privacy Framework + SCC

  • Twilio Ireland Ltd. (Irland) – Telefonie‑Infrastruktur; Rechtsgrundlage: EU (DSGVO)

  • New Relic Inc. (USA) – Monitoring; Rechtsgrundlage: Data Privacy Framework + SCC

  • PostHog Inc. (USA) – Analytics; Rechtsgrundlage: Data Privacy Framework + SCC

  • Microsoft Ireland (Irland) – Cloud‑Infrastruktur; Rechtsgrundlage: EU (DSGVO)

  • Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Server‑Hosting; Rechtsgrundlage: EU (DSGVO)

  • Cal.com Inc. (USA) – Terminvereinbarung; Rechtsgrundlage: Data Privacy Framework

 

Eine aktuelle Liste finden Sie in der Fonio Datenschutzerklärung: https://www.fonio.ai/datenschutz

 

4.5 Drittland‑Transfers (USA)

Die Fonio‑Plattform nutzt US‑amerikanische Dienstleister.

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Die Übermittlung erfolgt auf Basis:

  • EU‑US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) – für zertifizierte Unternehmen

  • EU‑Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

 

Verifizierung der DPF‑Zertifizierung: https://www.dataprivacyframework.gov/list

 

4.6 Speicherdauer bei Fonio

Gemäß Fonio AGBs:

Betriebsdaten & Transkripte: bis zu 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflichten)

Produktentwicklung & Dokumentation: bis zu 10 Jahre nach Vertragsende

 

4.7 Zugriff durch Dimnik AI Solutions

Setup & Konfiguration:

Während der Setup‑Phase erhält der Verantwortliche temporären Zugriff auf den Fonio‑Account des Kunden (sofern vom Kunden gewährt). Dabei können folgende Daten eingesehen werden:

  • Konfigurationseinstellungen

  • KI‑Prompts & Gesprächsflüsse

  • Integrationen (CRM, Kalender)

  • Statistiken & anonymisierte Gesprächs‑Logs

 

Der Verantwortliche verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Konfiguration und Optimierung der Fonio‑Instanz. Es werden keine personenbezogenen Daten von Anrufern dauerhaft gespeichert.

 

Rechtsgrundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Kunden)

 

Managed Fonio Service (optional):

Bei Buchung des "Managed Fonio Service" erhält der Verantwortliche dauerhaften Zugriff auf:

 

Gesprächsstatistiken (anonymisiert)

Fehler‑Logs

Konfigurationseinstellungen

 

Auch hier werden keine personenbezogenen Daten von Anrufern dauerhaft gespeichert.

 

4.8 Rechte der betroffenen Personen (Anrufer)

Anrufer, die über die Fonio‑KI kontaktiert werden, haben folgende Rechte gegenüber Fonio GmbH:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

 

Anfragen richten Anrufer bitte direkt an:

Fonio GmbH, info@fonio.ai

 

Bei Fragen zur Konfiguration oder zum Setup wenden Sie sich an:

Dimnik AI Solutions, office@dimnik‑ai.com

 

4.9 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Der AVV wird direkt zwischen dem Kunden und Fonio GmbH geschlossen. Dieser ist integraler Bestandteil der Fonio AGBs (Abschnitt "Auftragsverarbeitung").

 

Dimnik AI Solutions ist NICHT Partei dieses AVV und NICHT Auftragsverarbeiter für die Telefonie‑Daten.

 

4.10 Eigene Nutzung der Fonio KI‑Telefonassistenz

Zusätzlich zu unserer Rolle als Fonio‑Partner nutzt Dimnik AI Solutions selbst einen KI‑gestützten Telefonassistenten von Fonio, um eingehende Anrufe effizient zu bearbeiten und Termine zu vereinbaren.

 

Datenfluss:

Wenn ein Nutzer ein Formular auf unserer Website ausfüllt, kann anschließend:

  • der Nutzer selbstständig den KI‑Telefonassistenten kontaktieren, oder

  • ein automatisierter Rückruf durch den KI‑Telefonassistenten erfolgen.

 

In beiden Fällen können die zuvor angegebenen Kontaktdaten (Vor‑ und Nachname, Telefonnummer, E‑Mail‑Adresse, Firmenname) dem Telefonassistenten zur Verfügung gestellt werden, um eine personalisierte Gesprächsführung zu ermöglichen.

 

Zweck:

  • Persönliche Ansprache

  • Terminvereinbarung (via Cal.com)

  • Effiziente Bearbeitung von Anfragen

 

Verantwortlichkeit:

Auch für diese Nutzung ist die Fonio GmbH Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Rahmen der KI‑Telefonie (siehe § 4.2). Es gelten die in § 4.3 bis § 4.8 beschriebenen Regelungen zu Datenverarbeitung, Sub‑Auftragsverarbeitern, Drittland‑Transfers, Speicherdauer und Betroffenenrechten.

​

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

 

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (sofern explizit eingeholt)

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6. Empfänger & Auftragsverarbeiter

6.1 Eigene Datenverarbeitung

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

 

6.1.1 Wix.com Ltd.

  • Website‑Hosting

  • Formulare & CRM

  • Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

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6.1.2 Cal.com Inc.

  • Online‑Terminbuchungssystem

  • Übergabe von Kontaktdaten (Name, E‑Mail‑Adresse) zur Terminvereinbarung

  • Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich zur Terminorganisation

  • Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

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6.2 Fonio KI‑Telefonie

  • Für die Fonio KI‑Telefonassistenz ist die Fonio GmbH verantwortlich. Details siehe § 4.

  • Dimnik AI Solutions ist NICHT Auftragsverarbeiter für Fonio‑Telefonie‑Daten.

 

 

6.3 Weitergabe an sonstige Dritte

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

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7. Datenübermittlung in Drittländer

7.1 Fonio KI‑Telefonie

Die Fonio GmbH nutzt US‑amerikanische Dienstleister (siehe § 4.4). Details zu Drittland‑Transfers finden Sie in der Fonio Datenschutzerklärung: https://www.fonio.ai/datenschutz

 

Rechtsgrundlagen für Drittland‑Transfers:

  • EU‑US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO)

  • EU‑Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

 

7.2 Eigene Datenverarbeitung

Eine Datenübermittlung in Drittländer durch Dimnik AI Solutions erfolgt nur, sofern geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO bestehen (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln, Data Privacy Framework).​​

 

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

​

Anfrage‑ und Kontaktdaten werden regelmäßig überprüft und gelöscht, sofern kein Vertragsverhältnis zustande kommt.

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9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein, insbesondere:

  • TLS‑Verschlüsselung (HTTPS)

  • Zugriffsbeschränkungen

  • API‑Key‑Authentifizierung

  • Secrets‑Management

  • Datenminimierung

 

10. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

​

Anfragen richten Sie bitte an: office@dimnik-ai.com

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11. Widerruf von Einwilligungen

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

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12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei rechtlichen oder technischen Änderungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar.

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